Comment estimer le budget d’un aménagement de bureaux ?
Vous prévoyez de déménager vos locaux, d’accueillir de nouveaux collaborateurs ou de réorganiser vos espaces de travail ?
L’une des premières questions qui se pose est généralement la même :
combien va coûter l’aménagement de nos bureaux ?
La réponse n’est pas toujours évidente.
Le budget dépend à la fois du nombre de collaborateurs, de la surface disponible, du type d’espaces à créer, du mobilier choisi et du niveau de prestation recherché.
Un projet comprenant vingt postes en open space n’aura par exemple pas la même composition qu’un projet destiné à vingt personnes réparties entre bureaux individuels, direction, réunion et espaces collaboratifs.
Voici donc les principales étapes permettant d’obtenir une première estimation réaliste du budget nécessaire à l’aménagement de bureaux professionnels.
1. Commencer par le nombre de collaborateurs ou la surface disponible
La première étape consiste à définir la taille du projet.
Deux informations permettent généralement de commencer :
le nombre de personnes à accueillir ou la surface des locaux à aménager.
Une entreprise qui connaît déjà son futur plateau pourra naturellement partir de la surface disponible.
À l’inverse, une entreprise en croissance peut commencer par son nombre de collaborateurs, même si ses futurs locaux ne sont pas encore définitivement choisis.
Cette première donnée permet de déterminer l’ordre de grandeur du projet.
Mais attention : la surface seule ne suffit pas pour calculer un budget.
Deux plateaux identiques peuvent être aménagés de manière complètement différente.
2. Déterminer les espaces nécessaires
Il faut ensuite comprendre comment l’entreprise souhaite organiser ses futurs locaux.
Un projet peut notamment comporter :
- des postes individuels ;
- des postes doubles ou benchs ;
- un open space ;
- des bureaux de direction ;
- des salles de réunion ;
- un accueil ;
- une salle d’attente ;
- un espace de restauration ;
- une cafétéria ;
- un espace détente ;
- des vestiaires ;
- des rangements ;
- des espaces collaboratifs.
Chaque espace nécessite du mobilier différent.
Une salle de réunion, par exemple, implique une table adaptée au nombre de participants ainsi que les sièges nécessaires.
Un bureau de direction pourra intégrer un poste de travail, des rangements et plusieurs sièges visiteurs.
Un open space doit quant à lui prendre en compte l’ensemble des postes, des sièges, des rangements et éventuellement des solutions acoustiques ou de séparation.
C’est pourquoi raisonner uniquement en prix au mètre carré peut rapidement devenir approximatif.
3. Calculer des postes de travail complets
L’une des erreurs les plus fréquentes consiste à regarder uniquement le prix du bureau.
Pourtant, un poste de travail professionnel est généralement constitué de plusieurs éléments.
Il peut notamment comprendre :
le bureau + le fauteuil de travail + le rangement + les éventuels accessoires.
Dans le cas d’un poste double, il faudra par exemple tenir compte de deux utilisateurs et donc de plusieurs équipements.
Le véritable coût doit donc être calculé sur un poste réellement utilisable par le collaborateur, et non sur une seule référence de mobilier.
Cette approche permet également de comparer plus facilement différentes solutions.
4. Choisir un niveau de mobilier cohérent avec le projet
Tous les projets n’ont évidemment pas besoin du même niveau d’équipement.
Chez C Plus Diffusion, le projet peut être envisagé selon trois grandes orientations budgétaires.
Essentiel
L’objectif est de disposer d’un environnement professionnel fonctionnel tout en maintenant un budget maîtrisé.
Cette approche peut notamment convenir :
- aux entreprises devant équiper un nombre important de postes ;
- aux premiers aménagements ;
- aux structures recherchant avant tout la fonctionnalité ;
- aux espaces secondaires ou opérationnels.
Confort
Le niveau Confort permet d’aller davantage vers :
- l’ergonomie ;
- le confort quotidien ;
- la qualité des équipements ;
- les possibilités de finition ;
- la durabilité.
Il représente souvent un compromis intéressant entre niveau d’investissement, esthétique et confort des utilisateurs.
Premium
Le niveau Premium permet d’aller plus loin dans :
- les matériaux ;
- le design ;
- les finitions ;
- l’ergonomie ;
- l’image de l’entreprise ;
- la personnalisation des espaces.
Il peut notamment être utilisé pour des espaces de direction, des zones d’accueil, des salles de réunion importantes ou des environnements dans lesquels l’architecture intérieure constitue une véritable composante de l’image de marque.
5. Ne pas oublier les espaces communs
Lorsqu’une entreprise estime son budget, elle pense généralement d’abord aux postes de travail.
Pourtant, une part importante du mobilier peut se situer ailleurs.
Par exemple :
Salle de réunion
Il faut prendre en compte :
- la table ;
- les sièges ;
- éventuellement les équipements complémentaires.
Espace détente
Le mobilier pourra comprendre :
- fauteuils ;
- canapés ;
- tables basses ;
- mobilier informel ;
- solutions acoustiques.
Zone d’accueil
Elle peut nécessiter :
- banque d’accueil ;
- sièges visiteurs ;
- tables ;
- rangement ;
- mobilier décoratif.
Cafétéria ou réfectoire
Il faudra prévoir :
- tables ;
- chaises ou tabourets ;
- mobilier de rangement ;
- zones conviviales.
Ces espaces peuvent donc modifier significativement l’estimation finale.
6. Intégrer la livraison et le montage
Acheter du mobilier professionnel ne consiste pas simplement à faire livrer des cartons devant les bureaux.
Un projet complet doit également prendre en compte :
- la logistique ;
- la livraison ;
- le montage ;
- l’installation ;
- le positionnement des produits.
Ces prestations doivent donc être intégrées dès la phase budgétaire.
Cela évite de comparer une estimation correspondant uniquement au mobilier avec une proposition réellement installée et exploitable.
7. Faire la différence entre estimation et devis définitif
Une estimation budgétaire constitue avant tout un outil d’aide à la décision.
Elle permet de répondre à des questions comme :
Notre budget est-il compatible avec notre projet ?
Quelle différence représente le passage d’une gamme Essentiel à une gamme Confort ?
Combien peut représenter l’aménagement de vingt, trente ou cinquante collaborateurs ?
Faut-il revoir le projet ou certaines zones ?
Elle ne remplace toutefois pas une étude complète.
Le devis définitif doit notamment tenir compte :
- du plan exact ;
- des références sélectionnées ;
- des finitions ;
- des contraintes du bâtiment ;
- des quantités finales ;
- de l’accès au chantier ;
- des prestations complémentaires ;
- des éventuels travaux.
8. Utiliser un simulateur pour obtenir une première estimation
Pour faciliter cette première étape, C Plus Diffusion a développé un simulateur d’aménagement de bureaux accessible en ligne.
L’objectif est simple :
vous permettre de transformer une idée de projet en première estimation budgétaire, sans devoir connaître chaque référence de mobilier.
Le simulateur vous accompagne progressivement selon les caractéristiques de votre projet.
Vous pouvez notamment renseigner vos besoins, composer vos espaces et sélectionner le niveau d’aménagement recherché.
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9. Que faire après l’estimation ?
Une fois la première estimation obtenue, le projet peut être approfondi.
Les équipes C Plus Diffusion peuvent notamment travailler sur :
- l’analyse du besoin ;
- les plans existants ;
- l’organisation des espaces ;
- le zoning ;
- le choix du mobilier ;
- l’ergonomie ;
- les plans d’implantation ;
- la visualisation 3D ;
- le chiffrage définitif ;
- la livraison ;
- le montage.
C Plus Diffusion accompagne aujourd’hui les entreprises sur des projets d’aménagement professionnel, avec une approche allant de la conception jusqu’à l’installation du mobilier.
10. L’aménagement doit être pensé sur plusieurs années
Le prix d’achat constitue évidemment un critère important.
Mais il faut aussi prendre en compte :
la durée de vie du mobilier, son ergonomie, sa réparabilité et sa capacité à évoluer avec l’entreprise.
Un mobilier légèrement plus coûteux mais utilisé quotidiennement pendant plusieurs années peut représenter un investissement très différent d’un équipement devant être remplacé rapidement.
C’est aussi la raison pour laquelle C Plus Diffusion développe une logique de suivi du mobilier au-delà de sa simple installation.
FAQ — Budget d’aménagement de bureaux
Quel budget prévoir pour aménager des bureaux ?
Il n’existe pas de budget universel. Le coût dépend du nombre de collaborateurs, des espaces à aménager, du mobilier choisi, des besoins ergonomiques ainsi que des prestations de livraison et de montage.
Comment calculer le prix d’un poste de travail ?
Il faut idéalement considérer un poste complet comprenant le bureau, le fauteuil, les rangements et les éventuels accessoires nécessaires à son utilisation.
Peut-on estimer un projet sans avoir encore les plans ?
Oui. Une première estimation peut notamment être réalisée à partir du nombre de collaborateurs ou de la surface envisagée. L’implantation définitive nécessitera ensuite une analyse plus détaillée.
Combien coûte l’aménagement d’un open space ?
Le coût dépend du nombre de postes, du mobilier sélectionné, des solutions de rangement, du niveau de gamme et des éventuels besoins acoustiques ou collaboratifs.
Une estimation en ligne remplace-t-elle un devis ?
Non. Elle permet d’obtenir un ordre de grandeur. Le devis définitif est établi à partir du projet réel, des références sélectionnées et des contraintes propres aux locaux.
Comment obtenir une estimation rapidement ?
C Plus Diffusion propose un simulateur en ligne permettant d’obtenir une première estimation de son projet d’aménagement professionnel.
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